Ogni evento per godere di un sicuro successo, deve essere promosso e condiviso nel modo giusto e l’invito è fondamentale a tal proposito. Il primo passo per attrarre i partecipanti ad un evento aziendale, sarà invitarli in un modo accattivante che spinga a non perdere per nessuna ragione l’evento in questione. Conoscere il proprio target è dunque indispensabile per garantire la riuscita dell’evento, adeguando l’invito ai partecipanti: grafica, slogan e mood dovranno motivare alla registrazione e partecipazione, essendo convincenti.
Stanno diventando sempre più rari i casi di inviti stampati su carta, che spesso sono utilizzati per eventi dal taglio molto esclusivo e prestigioso, mentre più frequenti sono gli inviti in formato elettronico spediti via email o attraverso i social network, che offrono la possibilità di essere ancora più creativi.
Si può far precedere l’invito da un chiaro “Save The Date”, cioè un primo annuncio dell’evento nel quale indicare solo la date e l’orario e da mandare in formato email, per invogliare i partecipanti a segnare l’evento in agenda. Ancora più accattivanti sono le email teaser, ossia messaggi che svelano con qualche dettaglio, alcune caratteristiche dell’evento, senza però dire troppo, in modo da catturare l’attenzione ma non perdere il gusto della sorpresa.
L’invito ufficiale invece, sia che si scelga la carta stampata o si opti per un invito elettronico, dovrà indicare data, ora, location e titolo dell’evento ed ancora, modalità di registrazione o partecipazione, scadenza entro cui registrarsi e qualora risulti necessario, i requisiti per partecipare.
Se si decide di inviare l’invito via email, bisogna assicurarsi che il messaggio sia stato recapitato, controllando chi lo abbia letto e abbia cliccato sui link se ci sono. L’agenda dell’evento e i dettagli, in caso di inviti via email, vanno spediti in formato elettronico almeno dieci giorni prima dell’evento mentre il promemoria va inviato ventiquattro ore prima della partenza.
Infine, ci sono aziende che decidono di promuovere il proprio evento creando inviti attraverso i social media. Si può ad esempio creare un evento su Facebook, inserendo una foto e compilando la scheda con le informazioni dettagliate da inviare alla lista di contatti. Bisogna però ricordare, che alcuni degli invitati potrebbero non avere un account Facebook o su altri social media, con la conseguente impossibilità di raggiungere il destinatario.
