L‘organizzatore di eventi è un lavoro ambito da molti ma, come ogni professione, ha le sue regole e necessita di abilità da possedere per svolgere al meglio questo mestiere. L’intraprendenza, la creatività e una forte determinazione, sono caratteristiche fondamentali che un event planner deve avere affinchè ogni evento riesca con successo.

Per diventare un organizzatore di eventi, è necessario per prima cosa,  valutare al meglio e in maniera oggettiva le proprie capacità, considerando che si tratta di una professione che può essere svolta con stabilità solo se rispecchia al meglio il proprio talento e la propria personalità. Fondamentale è la creatività e la capacità di organizzarsi ma soprattutto, importanti sono le capacità relazionali: il segreto di questo mestiere è la bravura nell’ascoltare il cliente e soddisfare le sue aspettative e i suoi bisogni, oltre che ad avere buoni rapporti con i propri fornitori.

Bisogna poi considerare che organizzare eventi è sinonimo di saper coniugare al meglio servizi e fornitori, in modo da ottenere il miglior risultato possibile. Un event planner di successo, dunque, deve imparare a pianificare gli eventi, tenendo bene in mente che ci sono operazioni che si ripetono in ogni pianificazione come la scelta della data, la valutazione del budget a disposizione, la lista degli invitati e l’organizzazione della timeline e del rapporto con i fornitori. Si può imparare attraverso master o corsi o ricorrendo a guide che spieghino come funziona questa professione.

Fare esperienza sul campo, è sicuramente il modo più costruttivo per imparare e si può partire anche dai piccoli eventi come le feste di amici e parenti. Lavorare presso hotel, organizzazioni no profit, centri congressi,  country club o parchi a tema, ad esempio, aiuta a fare esperienza pratica ed acquisire competenze che vadano al di là della semplice teoria.

Creare un proprio portfolio, ossia una raccolta di campioni del proprio lavoro, è utile a mostrare come si opera e a spingere dei possibili clienti ad assumerci . Questo può contenere immagini, lettere di raccomandazione ed altri documenti utile a mostrare le nostre credenziali, rappresentando un ulteriore biglietto da visita.

Se si sceglie di dar vita ad una propria agenzia di organizzazione  eventi, il primo punto da cui partire è la stesura di un business plan. Inoltre, quando si avvia una propria attività, bisogna considerare quali tipi di eventi si desidera pianificare in base alle proprie predisposizioni, siano essi di carattere commerciale come nel caso di inaugurazioni di attività o di carattere sociale come eventi in piazza o manifestazioni sportive. In ultimo, si possono prediligere eventi a carattere artistico, come mostre d’arte.

Infine, per  diventare un organizzatore di eventi di successo e fare carriera, è necessario sviluppare una propria rete di contatti, e saranno fondamentali le relazioni con i fornitori, con i quali intraprendere collaborazioni durature che serviranno ad avere particolari sconti o trattamenti di favore.

È utile inoltre ricordare sempre che questo è un lavoro in continua evoluzione e in quanto tale va alimentato costantemente attraverso la partecipazione a fiere, docomentandosi e seguendo i consigli di trensetter esperti.